Tanggung jawab dan tugas saya selama bekerja sebagai staff administrasi di Lembaga Pendidikan Luar Sekolah Jundi Learning Center adalah: 1. Menjawab telepon 2. Merencanakan penjadwalan kegiatan belajar mengajar dan kegiatan tertentu 3. Mengentri, mengarsipkan, memelihara data lembar kerja dan memasukkan informasi ke dalam data base lembaga 4. Memberikan informasi mengenai lembaga pendidikan kepada calon siswa atau wali siswa 5. Menerima dan melayani pembayaran iuran siswa 6. Menyiapkan kwitansi pembayaran siswa 7. Menerima dan membuat tagihan pembayaran iuran siswa 8. Membuat pengajuan kas kecil dan mengeluarkan kas kecil sesuai dengan kebutuhan kantor 9. Membuat laporan penggunaan kas kecil 10. Membuat laporan pembayaran siswa secara berkala kepada direktur utama yang terdiri dari kas masuk harian, laporan perkembangan siswa yang masuk, keluar dan berhenti
Tugas Administrasi Gudang
SALES ADMINISTRATION – SALES SUPPORT
Administrasi penjualan, bagian yang yang shampir selalu ada di perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan atau bisnis.
Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi (distributor / trader / key-wholesaler), keberadaan administrasi penjualan atau administrasi sales ini sangat penting.
Pada artikel sebelumnya kita sudah membahas mengenai Tugas Staff Administrasi Marketing, secara umum dalam fungsi yang hampir sama dengan fungsi penjualan.
Pada artikel ini, kita akan membahas tentang Tugas Staff Administrasi Penjualan, di perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi.
Bagian ini disebut juga Administrasi Sales, Admin Penjualan, Admin Sales, Sales Admin, Sales Administration, sales analys, sales service, atau nama yang lain lagi.
Beberapa memiliki fungsi yang sama, beberapa bersifat khusus, artinya mengerjakan tugas yang lebih khusus.
Contoh Sales Analys, memiliki tugas yang hampir sama dengan sales admin / admin penjualan pada umumnya, tetapi lebih detail ke penerbitan berbagai laporan untuk kepentingan analisa lebih lanjut oleh para decision maker (Sales Manager, Sales Director, GM Sales dll.).
Untuk perusahaan kecil menengah yang bergerak dalam bidang produksi, seringkali administrasi penjualan menjadi satu dengan administrasi marketing (bersifat umum).
Sedangkan untuk perusahaan kecil menengah yang bergerak dalam bidang distribusi dan penjualan, administrasi penjualan juga mengurusi hampir semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan dan distribusi.
Penyusunan Laporan
Pengaturan Jadwal dan Rapat
Dukungan Administratif
Tugas Administrasi Perkantoran
Pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional dan manajemen suatu kantor.
Umumnya pekerjaan ini dikerjakan oleh mereka yang menempuh kuliah di jurusan administrasi, baik administrasi secara umum ataupun khusus seperti negera, bisnis, dan lainnya.
Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dalam administrasi perkantoran:
Tugas atau Job Desk Admin Penjualan Distributor Besar
Jika perusahaan distribusi dan penjualan tersebut berskala lebih besar, maka struktur organisasi akan lebih lengkap lagi, misal adanya:
Maka tugas Administrasi Penjualan / Sales Admin adalah sama dengan diatas, kecuali :
Bahkan untuk perusahaan yang lebih besar aktivitas administrasi penjualan / sales admin akan dibagi lagi, seperti : (yang saya kasih tanda <<<, dua bagian tersebut saya breakdown untuk menunjukan posisi SA / Admin Penjualan)
Bagian pelayanan penjualan (“Sales Service” / “Invoicing”), dengan tugas utama :
Bagian “Sales Analyst” atau “Sales Admin” (khusus menerbitkan berbagai laporan untuk analisa, diluar laporan standar dari system)
Bagian “Telesales”, ini seringkali dirangkap oleh bagian “sales admin” atau “sales service / invoicing”, dengan alasan :
Bagian sales service adalah bagian yang paling paham mengenai semua hal yang berhubungan dengan penjualan, seperti :
Sehingga dianggap yang paling bisa menjelaskan atau berkomuniasi dengan konsumen / pelanggan.
Sedangkan bagian sales admin / admin penjualan / sales analyst, biasanya hanya bisa menerima orderan yang sudah final, artinya pembeli adalah pelanggan yang sudah paham dengan produk, diskon, TOP dan program yang sedang berjalan.
Sebagai catatan, bagian sales service / invoicing adalah bagian pengendalian penjualan, sehingga secara aturan tidak diperkenankan melakukan aktivitas penjualan, baik secara langsung (field) maupun tidak langsung (tele / via phone).
Itulah sebabnya ada sub-bagian telesales, yaitu team penjualan yang kesehariannya banyak berada di kantor, tidak terjun ke lapangan (pasar phisik) secara langsung, tetapi untuk melakukan penjualan dari office.
Nah dengan saya sedikit perincian seperti ini, maka kita semakin paham, apa dan bagaimana sebenarnya staff administrasi penjualan itu?.
Ternyata ada beberapa posisi / jabatan yang memiliki pekerjaan berbeda yang memiliki nama yang sama, yaitu administrasi penjualan / sales administration / admin penjualan / admin sales.
Tugas atau job desk dari administrasi penjualan / sales administration / admin penjualan / admin sales ini bisa sama, bisa berbeda.
Tergantung apa fungsi dari posisi / jabatan tersebut (lihat lagi di pembagian di atas).
Yang satu dibagian operasional penjualan, biasa disebut admin penjualan / sales admin / sales analyst, dll.
Dengan tugas utama menerbitkan melakukan analisa data, menyajikan data, dalam bentuk beraneka laporan penjualan, distribusi, promosi, dll.
Yang lainnya berada dibagian pengendalian (office / administration), biasa disebut administrasi penjualan / administrasi sales / pelayanan penjualan / sales service / invoicing (tugas utamanya menerbitkan faktur) / sales control / dll.
Dengan tugas utama menerbitkan faktur penjualan beserta komponen yang menyertainya (nota retur / nota kredit, dll) dan laporan standard.
Tugas staff administrasi penjualan, admin penjualan atau sales admin dibagian office adalah memberikan support atas aktivitas team penjualan / sales team yang berada dilapangan dan melakukan pengendalian, dengan melakukan :
Sedangkan administrasi sales, sales admin, atau sales analyst adalah membantu para pengambil keputusan (manajer penjualan / SM, ASM, RSM, dst.) dengan menerbitkan berbagai laporan khusus.
Laporan standard yang dihasilkan dari system aplikasi, kadang masih harus diolah lagi dengan menggunakan berbagai filter atau query dan dihubungkan dengan komponen atau elemen yang lain untuk menghasilkan data dan informasi yang menunjang decision making.
Demikian pembahasan kita mengenai tugas dari administrasi penjualan atau sales admin, tentu setiap perusahaan akan memiliki spesifikasi yang berbeda, yang disesuaikan dengan core business perusahaan tersebut.
Terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia
William Spriegel dan Ernest Daview
William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.
Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya
Pengelolaan Dokumen
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:
George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.
Diterapkan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Ruang lingkup adminisitrasi harus diterapkan oleh semua pihak, baik itu dari pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah, setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan kantor.
Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan (misalnya, bagian administrasi), pekerjaan ini akan bisa dimonopoli oleh kelompok karyawan tersebut.
Pekerjaan kantor akan dialihkan dari pejabat tertinggi (tanpa mengubah posisi mereka) ke karyawan dengan peringkat terendah.
Misalnya, supervisor menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan, atau harus menerima telepon dari kantor lain.
Mandor pabrik mendata pekerja yang tidak hadir atau lembur tanpa mengurangi tanggungjawab utamanya sebagai mandor.
Selain bersih-bersih kantor, karyawan OB juga biasanya mendapat pekerjaan yang meliputi mengirim surat dan mengisi buku ekspedisi.
Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Unsur, Tujuan, Prinsip
